POS e registratore telematico dal 2026: collegamento obbligatorio, cosa fare

Dal 1 gennaio 2026 è in vigore, per gli esercenti che memorizzano e trasmettono i corrispettivi con registratore telematico, l'obbligo di collegare il POS al registratore e di comunicare il collegamento all'Agenzia delle Entrate. La misura nasce dalla legge di bilancio per il 2025 (legge 30 dicembre 2024, n. 207) e ha lo scopo di far corrispondere gli incassi elettronici ai corrispettivi registrati, in modo da ridurre le discrepanze. Scadenze e modalità operative sono definite da provvedimenti dell'Agenzia delle Entrate, che possono essere aggiornati: in questa guida spieghiamo il meccanismo e ti indichiamo cosa verificare sulla fonte ufficiale.

A chi si applica

L'obbligo riguarda in generale gli operatori che effettuano commercio al minuto e attività assimilate e sono tenuti a memorizzare e trasmettere telematicamente i corrispettivi, quindi chi usa un registratore telematico (o la procedura web dell'Agenzia) e accetta pagamenti elettronici con un POS. Se sei in dubbio perché il tuo regime o la tua attività prevedono la sola fattura, chiedi conferma al commercialista: l'ambito dipende dagli obblighi di certificazione dei corrispettivi.

Cosa significa "collegare" il POS

Il collegamento può avere forme diverse a seconda della soluzione tecnica:

POS integrato con il registratore telematico, in cui l'importo del pagamento viene inviato direttamente dalla cassa al terminale;
POS non integrato, per cui il collegamento è di tipo "logico": l'esercente comunica all'Agenzia quali POS sono associati a quali registratori, e i dati degli incassi elettronici vengono messi a confronto con i corrispettivi memorizzati.

In ogni caso la sostanza è la stessa: l'Agenzia deve poter associare ciascun terminale al registratore o ai registratori con cui viene utilizzato.

Chi comunica cosa

Nel quadro generale, la disciplina coinvolge tre soggetti:

Soggetto	Ruolo
Esercente	Comunica all'Agenzia delle Entrate il collegamento tra i propri POS e i registratori, tramite i canali indicati dall'Agenzia
Prestatore di servizi di pagamento (operatore POS)	Trasmette all'Agenzia i dati identificativi dei POS e degli esercenti e, secondo le regole in vigore, i dati sugli incassi elettronici
Agenzia delle Entrate	Raccoglie i dati e li confronta con i corrispettivi trasmessi

Il dettaglio degli adempimenti (chi, con quale procedura, entro quando, per i POS già in uso e per quelli nuovi) è stabilito da provvedimento. Verifica sul sito dell'Agenzia nella sezione dedicata a registratori telematici e POS.

I passaggi pratici

Fai un inventario: elenca tutti i POS che usi (matricola, operatore, sede) e tutti i registratori telematici o le procedure di memorizzazione dei corrispettivi.
Chiedi all'operatore POS quali dati ha già trasmesso all'Agenzia e come potrai associare i terminali ai registratori.
Entra nell'area riservata dell'Agenzia, con SPID, CIE o CNS, nella sezione dedicata, oppure delega il commercialista o un intermediario.
Comunica il collegamento secondo le istruzioni aggiornate, per ogni coppia POS-registratore.
Conserva la ricevuta o la conferma della comunicazione.
Ripeti la procedura ogni volta che cambi, sostituisci o aggiungi un POS o un registratore.

Esempio

Un negozio ha due casse con due registratori e un solo POS condiviso. L'esercente deve poter indicare che quel POS è utilizzato con entrambi i registratori. Se aggiunge un secondo terminale al banco, deve aggiornare la comunicazione per il nuovo apparecchio. Se chiude il contratto con un operatore e ne apre uno nuovo, i terminali cambiano e la comunicazione va rifatta o aggiornata.

Costi e opportunità

Il collegamento può avere un costo, per esempio un terminale integrato più costoso o un servizio dell'operatore, ma non esiste una cifra valida per tutti. Se stai valutando un nuovo POS, chiedi se la soluzione è già pensata per il collegamento al registratore e se quel servizio è incluso nel canone. Nel confronto tra offerte aggiungi questa voce, come spiegato in canone POS e costi fissi.

Il collegamento è collegato al tema del credito d'imposta sulle commissioni, per il quale la normativa ha richiesto, nelle diverse versioni, la tracciabilità dei pagamenti: vedi credito d'imposta sulle commissioni POS.

Rischi e sanzioni

Le regole prevedono sanzioni per chi non comunica il collegamento o lo comunica in modo incompleto. Gli importi e le condizioni sono stabiliti dalla legge e possono essere oggetto di chiarimenti: non facciamo riferimento a cifre che potrebbero non essere aggiornate; consulta il testo della norma e le circolari dell'Agenzia, oppure chiedi al commercialista.

Errori comuni

Credere che sia compito esclusivo dell'operatore POS: la comunicazione dell'esercente resta necessaria secondo le istruzioni dell'Agenzia.
Dimenticare i POS di sedi secondarie o i terminali mobili.
Non aggiornare la comunicazione dopo una sostituzione.
Pensare che un POS economico non integrato basti per essere in regola senza alcuna comunicazione.

Domande frequenti

Il POS mobile sul telefono rientra nell'obbligo?

Se lo usi per incassare nell'attività in cui memorizzi i corrispettivi, in generale va considerato un POS da collegare. Verifica con l'operatore e con le istruzioni dell'Agenzia come comunicarlo.

Cosa succede se uso la procedura web per i corrispettivi invece del registratore?

Il tema va verificato nelle istruzioni dell'Agenzia: la procedura web è una modalità di memorizzazione e trasmissione alternativa e le regole di associazione sono definite in sede attuativa.

Devo rifare la comunicazione se cambio operatore?

Sì, in generale cambiano i terminali e gli identificativi, quindi occorre aggiornare l'associazione. Chiedi al nuovo operatore le istruzioni.

Fonti ufficiali

Agenzia delle Entrate — provvedimenti, istruzioni e area riservata per la comunicazione del collegamento
Ministero dell'Economia e delle Finanze — normativa e comunicati sui pagamenti elettronici
Normattiva — testo della legge 30 dicembre 2024, n. 207